メールマガジンの発行

ホームページを作成して検索エンジンに登録するだけで、継続的に十分なアクセスが確保されることは稀なことです。
その為一般的には、アクセスの向上と顧客とのつながりを維持するためにメールでの情報を発信することは欠くことが出来ません。
仮に集客という意味合いではメールを発行する必要性を感じない場合でも、顧客とのコミュニケーションという面では非常に重要な役割を持っているからです。
今回はそうしたインターネットビジネスにとって非常に重要なメールを効率良く配信する方法について具体的に説明してみたいと思います。

■メールマガジンを発行するには

メールマガジンを発行するサービスとして有名なのが、「まぐまぐ」です。
「まぐまぐ」のマガジン発行の手順にしたがって進めれば誰でも特別なシステムを構築する必要なくメールマガジンを発行することが出来ます。
その上、新しく発行されるメールマガジンは、「ウィークリーまぐまぐ」で紹介されるので購読者を集めることも比較的容易です。
しかし、簡単で便利な反面、ビジネスでの利用を考えると不便な面もあります。
それは、「読者を把握（読者管理）できない」ということです。

具体的には、
　　1.購読者リスト（メールアドレス）は入手できない
　　2.メールをパーソナライズすることができない
　　3.情報によって配信先を選別できない事などです。

純粋にメールマガジンを発行することが目的の場合を除いて、ビジネスでメールマガジンを発行する目的は、顧客とのコミュニケーションを維持する為であったり、集客や新製品情報等を配信して売上に繋げることが目的となります。
その為、メールマガジンの配信先はホームページから購読申し込みをしていただいた読者だけでなく、直接名刺交換した方、商品を購入していただいた方、アンケートなどに協力していただいた方など様々な方の中で配信許可を得ている方が対象となります。
それら全てのメールアドレスを「まぐまぐ」に登録すればメールを配信することだけは可能になりますが、自社の顧客情報の管理を外部に出すことになるという事も気になります。

したがって、ビジネスでメールマガジンを発行するのであれば、少なくとも次のことはクリアしたシステムを自社で用意する必要があるということになります。

　　1.顧客管理は自社で行い顧客の許可なく第三者の管理下におかない
　　2.メールアドレス等の情報のセキュリティを確保できること
　　3.メールアドレス以外の顧客情報も管理できること（データベースの構築）
　　4.配信件数に見合ったスピードのメール配信システムを用意する
　　5.購読申込、購読解除、アドレス変更などを自動処理できること

このように箇条書きにすると大事に感じますが、市販のソフトウェアをうまく活用すればそれほどコストも時間も掛けずにメールマガジンを発行することが出来ます。

■メールマガジン発行準備

1.メールマガジンの内容決定

何より大切なのが、メールマガジンの内容です。
内容が面白くなければ、購読者は増えませんしメールマガジンを発行する意味がなくなってしまいます。
単なる新製品の宣伝のようなメールやどこにでも書いてあるような内容を寄せ集めたのでは駄目なのです。
また、漠然と広いテーマではなくある程度絞り込んで内容の濃いものの方が良いでしょう。日記のように個人的なことを書くのではなく、購読者が読んで参考になる内容で、具体的な数値や方法などを分かりやすく記載することも大切です。
レイアウトや文章の量などは、購読しているメールマガジンを参考に自分が読みやすいレイアウトで負担にならず、継続して発行できる文章量にする必要があります。

2.データベースの作成
まず、最低限購読者のメールアドレスを管理するためのデータベースが必要になります。データベースは、ファイルメーカーPROやAccess等いくつかの選択肢がありますが、OSがWindowsならAccessが良いでしょう。
どのデータベースを選択するかは、賛否両論あると思いますが、選択の際には次のことを検討してください。

　　・そのデータベースと連動するメール配信ソフトがあること
　　・メールマガジン以外の顧客管理にも使用できること
　　・登録するアドレスの件数に見合っていること

AccessだとOSがWindowsになりますが、件数も数万件程度までの登録であれば問題ありませんし、当社のBitMailPROをはじめとする同報メール配信のソフトウェアもいくつか選択できます。

3.購読登録と解除、アドレス変更の受付

メールマガジンの購読の申込等を受け付けるためにホームページ内にそれぞれ専用フォームを用意する必要があります。
これらを、手作業で行うのは非常に手間がかかり、件数が多くなってくると大変なので、自動的に、出来ればデジタルのままで処理できるようにするのです。
当社のホームページにも配信停止とメールアドレス変更用のフォームとCGIがあり、どなたでもダウンロードできますので、是非参考にしてください。
当社のBitplusPROというソフトウェアとこれらのフォームやCGIを利用するとこれらの作業を自動化することが出来ますので、是非お試しください。

4.メール配信システム準備

メールを配信する方法はいくつかありますが、重要なことは顧客管理データベースのデータを利用してメールを配信できることです。
その為には、同報メール（一斉メール）配信ソフトを利用するのが簡単だと思います。
同報メール配信ソフトは、いくつかのメーカーが販売していますのでその中から選ぶことになりますが、同じようなソフトでもそれぞれ仕組みは異なりますので、自社のニーズにあった製品を選ぶことが大切です。
当社でもBitMailPROというソフトウェアを開発販売していますが、このソフトはAccessのデータベースを直接参照するという特徴をもっています。
多くの他社製ソフトは、CSV形式、Excel形式、Access形式などに対応していますがほとんどの場合それらのデータを一度メールソフトの内部に取り込みます。その為、顧客管理データベースとメールソフト内に別々のデータを持つことになり、メールソフトにデータを取り込んだ後に顧客管理データベースに行われた追加変更は、反映されないことになります。それに対して、BitMailPROはデータを内部に取り込まず外から直接接続しますので顧客管理データベースへの追加変更は全て反映され、BitMailPRO側での追加修正は顧客管理データベースに反映されるのです。
価格は、どのソフトも数千円から数万円ですから使いやすさ等を比較して最もニーズに合ったものを利用すればいいでしょう。

5.メールマガジンの宣伝（購読者確保）

メールを配信する仕組みまでできれば、メールマガジンを発行することは出来ます。
しかし、購読者がいないのでは意味がありません。
その為、新しくメールマガジンを発行したことを出来るだけ多くの人に告知しして購読の申込みをしてもらう必要があります。
既存のメール配信可能先には、メールマガジン発行のお知らせを出すことや、プレスリリースを作成して新聞社や雑誌社に情報を流し、記事として掲載してもらうなどの努力をしなければなりません。
最初の核となる購読者を集めるまでは、ある程度そうした努力が必要なのです。ただ、メールマガジンの内容が面白ければ購読者は確実に増えてきますので、最初にあまり集まらなくてもあまり気にしないことです。

■まとめ

ホームページを更新したとしても、そのことを知らせなくては見てもらうことは出来ません。新聞社のホームページのように毎日情報が更新され見るほうも毎日アクセスするような場合はそうした心配はありませんが、通常の企業のホームページは更新したことをメールによって通知しなければ見てもらうことは出来ません。
当社でもBitplusPRO等のソフトをバージョンアップした時などは、ホームページを更新するだけでなくメールで通知しますが、メールで通知した瞬間からホームページへのアクセスが急増します。
その意味で、メールマガジンを発行し情報を発信することが出来る先を増やすことは営業的にも非常に効果的で、それほどコストもかかりませんので是非お試しいただく価値はあると思います。
また、一度始めたメールマガジンは、消費者との大切な信頼関係を維持するためのものでもありますので、出したり出さなかなったりすることがないようにしてください。
内容や発行周期を無理のない範囲で決めることが大切なのです。

※BitplusPRO・BitMailPROにつきましては弊社ホームページをご覧下さい。
BitplusPRO →→http://www.newsbit.co.jp/software/bpp/index.html
BitMailPRO →→http://www.newsbit.co.jp/software/bmp/index.html