フォームの活用

フォームというとデータベースの入力用画面やウェブサイトのお問合せや資料請求、各種帳票などをさしますが、今回はデータベースとウェブサイトのフォームについて考えてみたいと思います。
どちらの場合もフォームの目的は、定型の情報を簡単に入力することを主目的としたものです。利用者がデータを入力するたびに目にする画面となりますので、レイアウトや項目数、画面の色など十分神経を使って使いやすいフォームとすることが重要です。
そして、見た目だけでなくウェブサイトのフォームの場合は、CGIやJAVAスクリプトなどを利用して機能的にも便利にすることも重要です。
そこで、今回はフォームだけでなくCGIやJAVAスクリプトの利用についてもあわせて説明してみたいと思います。

■フォームの必要性

通常データベースには、検索機能をはじめとする様々な便利な機能がありますが、データが入力されていなければ何の役にも立ちません。
データ入力は、既存のデータからインポートしたり、スキャナーなどで読み込むことも可能ですが、入力フォームから手入力することも少なくないので、フォームが重要になるのです。もし、入力フォームがないとするとテーブルに直接入力することになりますが、非常に手間がかかり、入力ミス等も発生するでしょう。
一方、ウェブサイトの場合フォームといいますと、資料請求やお問合せ、アンケート、商品注文などの際に氏名やメールアドレスを入力してもらうために利用する為のものが中心になりますが、フォームを利用せずにメールで直接用件を送ってもらう方法ですと必要な情報が記載されていない場合も多く、質問に回答するために質問をしなければならないといったことも多々あります。
そうした、無駄をなくすためにもフォームは重要になるのです。
たとえば、当社では「Bitシリーズ」というソフトウェアをウェブサイトで販売しておりますが、利用者の方から質問を受け付けるためにサポート専用のフォームを用意しています。フォームには、製品名やバージョン、使用しているOSの種類等サポートに最低限必要な情報が選択出来るようになっており、具体的な症状なども記載するようになっています。その為このフォームから質問していただければ、回答するために何度もメールのやり取りをする必要がないのです。
しかし、中には、このフォームを利用せずに直接メールで質問してくる方もいて、極端な例ですが「動かないのですが何がおかしいのですか？」とか「何もしていないのに突然動かなくなった」というような質問もきます。このような場合、当社のどの製品を利用しているかということから回答に必要な情報を得るために再度質問することは避けられなくなります。
このことは、お客様に対しても結果として解決策を早く提示することが出来なくなるわけですから、一見手軽に見える直接メールという方法ではなく使いやすいフォームを用意することは非常に重要になるのです。
尚、データベースの場合は、不特定多数の方が使用するということは余りありませんので多少使いにくくても慣れるということもありますが、ウェブサイトの場合は、基本的に不特定多数の方が利用するので、慣れるということはなく、誰でもが簡単に利用できる必要があります。

■フォームの作り方における注意点

フォームは、出来るだけ簡単に便利でなければなりません。
その為、何気なく作るのではなく細かいことにも気を配る必要があるのです。
たとえば、性別を入力する場合、下記のようないくつかの方法があります。

1.テキストボックスに直接性別を入力してもらう。

2.リストボックスで男性、女性を選択してもらう。

3.チェックボックスで男性、女性を選択してもらう。

これらの方法を比較してみるとテキストの直接入力が一番手間がかかることは説明するまでもないのですが、2番目のリストボックスは、リストを表示させて選択するためにはマウスを2回クリックする必要があり、3番目のチェックボックスは、1回のクリックで選択することが出来ます。
つまり、この場合1回のクリックで選択できるチェックボックスを利用することが最も適しているということになるのです。
しかし、どんな場合でもチェックボックスが良いとはいえません。
性別は選択肢が2つですが、選択肢が多い場合は、フォームの見た目がすっきりしなくなり、リストボックスの方が選択しやすく見た目もすっきりするのです。
また、良くあるのが7桁の郵便番号を最初の3桁と後ろの4桁で分けているものや、住所の入力で都道府県を別に入力するものがあります。
しかし、郵便番号の入力は、あえて分ける必要などなく7桁を一つのテキストボックスに入力するほうが手間はかかりませんし、住所も郵便番号を入れることで簡単に住所に変換できますので、都道府県だけを分けるほうが手間がかかるのです。
何らかの理由で分かれていたほうがいいというのであれば、CGIを利用して分離することも簡単ですから、入力する人が簡単であることが大切なのです。

■CGI（シージーアイ：Common Gateway Interface）について

ウェブサイトのフォームの活用において重要なものにCGIがあります。
CGIは、フォームから送信されるデータをサーバーで処理するもので、プログラムの処理結果で動的に文書を生成したり、メールとして送信したりすることが出来ます。
CGIを利用しなくてもフォームからメールを送信することは出来ますが、入力された情報をそのままの状態で送信するだけですから、情報としての利用価値は低くなります。

ご存知の方も多いと思いますが、フォームの制御でCGIによって出来ることは次のようなものがあります。

1.入力フォームの次に入力内容の確認画面を表示する。

2.入力フォームを複数のページに分ける。

3.会員番号や受付番号などを自動的に割り付ける。

4.IDやパスワードを自動的に発行する。

5.Emailアドレスに間違いがないかチェックする。

6.ポイントを管理し、現在のポイントを表示する。

7.登録されたEmailアドレスにサンクスメールを自動的に返信する。

8.プレゼントアンケートなどで同じアドレスで何度も応募できない

ように制御する。

9.データベースで管理しやすいデータ型に変換する。

上記の他にもいろいろなことが、CGIを利用することで実現できますが、CGIで何が出来るかを知識として持っていることが、フォームを有効に活用する秘訣です。

■JAVAスクリプトについて

JAVAスクリプトもCGIと同様にフォームから入力された情報を処理することができますが、CGIとの大きな違いは、CGIがフォームから送信されたデータをWEBサーバーが処理するのに対して、JAVAスクリプトはデータをWEBサーバーに送信する前にパソコン側で処理することです。
また、CGIのプログラムは、WEBサーバーにあるためにフォームからCGIにデータが送信された後にどのように処理されるかは利用者は分かりませんが、JAVAスクリプトのコードは、HTMLに直接書き込みますのでページを表示してソースを見ることができます。その為、JAVAスクリプトの知識があればどのような処理をしているかを理解することが出来るのです。
つまり、それぞれの特徴を踏まえ、必須項目の入力チェックなどの処理は、パソコン側で処理するJAVAスクリプトを利用し、それ以上の処理はCGIを利用するというように組み合わせて利用することが必要なのです。

■活用方法データベースにおいては、データの入力・保守のインターフェイスとして利用することが主になりますが、ウェブサイトでフォームを利用すべき場面は多々あります。

1.注文受注

2.お問合せ

3.資料請求

4.アンケート調査

5.サポート受付

6.ご意見・ご感想

上記のような場合、メールで直接受け付けることもできますが、件名が統一されていないと質問に回答するのを忘れたりする人為的なミスも発生しやすくなり、信用を失うことにもなりかねません。
また、受付番号を自動的に割りつけることで、お客様からの質問もその番号で管理できますので、対応も早くできるのです。
もう一つのポイントは、確認画面の表示です。
メールで、直接送信する場合は、送ったメールを再確認するということはあまりしないと考えられますので、住所やメールアドレスに間違いがあった場合、様々なトラブルの原因にもなりかねません。
その点、フォームから入力してもらい、次画面で確認フォームを表示し、確認のメールを送信するなど何回も確認できるようにすることで、間違いを発見することが可能になります。
つまり、電子メールで直接送信してもらうのは、CGIのトラブル等でフォームを利用できない場合に限定して、出来るだけフォームを利用することが、インターネットでスムーズに情報を処理するコツともいえるのです。
ただし、メールアドレスは分かりやすいところに表示しておくことも大切です。

■まとめ

今回、説明した通りフォームを活用することで、ウェブサイトが格段に便利になります。インターネットで顧客との情報をやり取りする最も大切な部分なので、もっと神経を使って顧客とのコミュニケーションを取りやすいサイトを作ることが必要なのです。
しかし、ウェブサイトでフォームを制作する場合に注意しなければならないのは、ウェブデザイナーの中には、マーケティングやプログラムの知識が乏しくデザインが専門という人も多くいるということです。
そうしたデザイナーの作成したサイトを見るとトップページや普通のページのデザインは素晴らしいのですが、フォームのデザインあたりから怪しくなり、CGIやJAVAスクリプトによる処理がほとんど考えられていないという場合もあります。
企業のウェブサイトは、デザイン性も非常に重要ですが、顧客とのコミュニケーションのための窓口となるフォームは特に大切で、表面にはあまり出てこないCGIやJAVAスクリプトなどのプログラムの知識も重要だということなのです。