データベースの役割

データベースにもさまざまな種類があり、Yahoo Japan!で"データベース"をキーワードにして検索すると様々なデータベースがヒットします。
映画・ビデオ、芸能人・タレント、化学、環境と自然、・・・など。
しかし、データベースは、どちらかというと裏方で一般の人が日常生活の中でデータベースを使っていると実感することはあまりないかもしれません。
たとえば、Yahoo Japan!等の検索エンジンを利用することはデータベースを利用していることですし、銀行のATM、図書館の蔵書検索、プロバイダーへの接続などデータベースが全て関係しているのです。
今回はそうした無くてはならない存在となったデータベースの中で、ビジネスに関連するデータベースについて話を進めてみたいと思います。

■データベースとは

データベースは、様々な情報をコンピュータで整理して利用できる状態にしたもので、ソフトウェアをさすものではありません。
たとえば、マイクロソフト社のACCESSというデータベースソフトがありますが、このソフトをパソコンにセットアップするだけでデータベースが完成するわけではないのです。
データベースに管理する項目や検索の方法、データ出力の方法などを決定しそれにあわせてAccessでデータベースを作成する必要があるのです。感覚的には、子供のころに誰もが遊んだ「レゴブロック」のようなもので、組み立てて初めて役に立つわけです。
それに対して、市販の名刺管理ソフトなどは、あらかじめ管理する項目もほぼ決まっていますので、ソフトウェアをセットアップすれば直ぐにデータを入力することが出来ます。どちらの場合もそこにデータが入力されてはじめてデータベースと呼べるものになるのです。

■データベースは便利なもの

大量の情報の中から、必要な情報を瞬時に抽出することは、データベースがなければ大変な時間がかかります。たとえば、あなたの名刺の中で会社の所在地が「東京都中央区」にある人だけを探し出すことは、データベースになっていれば直ぐに抽出できますが、名刺フォルダで管理していたら大変な作業になります。
また、データベースに住所や名前が管理されていれば、抽出した人だけの宛名ラベルを出すことも簡単です。
つまり、情報がデータベースになっていれば、その情報を利用することは非常に簡単で便利になるのです。
しかし、データベースはデータを何らかの方法で入力しなければならないのです。
このデータ入力が最も大変で厄介な作業なのです。
便利と引き換えにこの入力作業を行う必要があるわけで、出来るだけ入力の部分も自動化しておくことが大切なのです。

■データベースの利用

データベースの利用方法も単独のパソコンで利用する場合、社内のネットワークで利用する場合、インターネットで誰でもが利用できるようにする場合など様々です。それぞれの利用方法に合わせてデータベースを構築する必要があり、セキュリティの面も十分に検討する必要があります。特に顧客データベースは、顧客一人一人のプライバシーにかかわることですから、外部に漏洩することがないように努力することも大切ですが、そう簡単には漏洩しないシステムにしておくことが肝心です。
そして、もう一つ大切なことはデータベースの情報が、正しい情報であることと、常に更新されていて最新の情報が網羅されているということです。そうでなければ利用価値は半減してしまうのです。
たとえば、本を検索してみたら古い本ばかりで新刊が網羅されていないのでは役に立たないのです。
ただ、どんなにデータのメンテナンスが行き届いたデータベースでも、得られるデータは、全て過去のものであり、将来を予測できるものではないということを理解しておく必要があります。

■顧客管理

様々なデータベースの中で企業にとって顧客管理は非常に重要です。
しかし、顧客管理＝名刺管理と考えているとしたらその重要性が理解できないかもしれません。
名刺管理は、名刺を整理・活用するものであり、取引先に電話をかけるときに瞬時に検索したり、訪問するときに場所をすぐに確認できたり、年賀状や暑中見舞いを出す時に宛名ラベルが簡単に出せたりするもので、名刺そのものを名刺フォルダで管理するよりははるかに利用価値は高くなりますが、あくまで名刺を管理することが主目的です。
市販ソフトには、名刺読み取り専用スキャナーなどがついて効率よく名刺をデジタルデータに変換することができるものが、2万円から5万円程度の価格帯で販売されているので何も管理していないのならとりあえず名刺管理から入るのもデータベースの利用価値を理解する意味ではいいかもしれません。
しかし、名刺管理は、あくまで名刺の情報を管理するものであり、マーケティングに利用するとなると管理する情報の内容や分析機能などで不足する部分が多いのです。
顧客管理では、名刺の情報以外にも営業活動履歴や購買履歴が管理できることは当然として、蓄積された情報を分析し、企業のマーケティング活動に利用できることが必要になるのです。
たとえば、次の質問に即座に回答できるでしょうか？

1.現時点で取引累計金額の多い上位10顧客

2.この1ヶ月で購買回数の多い上位10顧客

3.1年以上購買のない顧客数

この質問に即座に回答できるとすればRFM分析を行えるデータベースを活用していることになりますので、とりあえずは名刺管理の域ではなく顧客管理と言えるでしょう。
しかし、顧客管理は、RFM分析ができればいいというものではありません。
顧客の居住地域、年齢、年収、役職など様々な情報がマーケティング戦略に関係してきます。顧客の情報を正確に把握することでマーケティング戦略を立案する段階でのあいまいな部分を排除し、誤差の少ない戦略を立てることが可能になるのです。
もはや、経営者や営業部長の「勘」や「思い込み」で戦略を組み立てる時代ではないのです。

■WEBサイトとデータベース

企業はWEBサイトを利用することで、それほどコストを掛けることなく取り扱い製品を紹介することができるようになりました。
カタログやパンフレットでは、掲載できる商品の点数や内容は紙面の都合やコストの関係ですべてを載せることができない場合もあります。
その点、WEBサイトは、カタログなどとは比較にならない大量の情報を公開することがコストをそれほど掛けずにできるのです。
しかし、大量の製品が掲載できるからと、すべての商品を掲載するだけでは、WEBサイトにアクセスした顧客は、目的の製品を探すことが非常に難しくなり、顧客にとって非常に使いにくいWEBサイトになってしまいます。そのため、ある程度製品の点数がある場合などは、製品のデータベース化を検討する必要があります。
製品をデータベース化し検索できるようにすることで、目的の製品を瞬時に探し出すことができるようになり、顧客にとって便利で使いやすいWEBサイトになるのです。
もちろん、製品の点数が多い場合だけでなく、Q&A等に利用することも有効です。
質問と回答が相当数ある場合は、単純にHTMLで羅列するだけでは、類似する質問を見つけるだけでも時間がかかりますが、データベースになっていれば瞬時に探し出すことができるからです。
つまり、WEBサイトでデータベースを活用することで、WEBサイトは確実に便利になるのです。
それでは、WEBサイトでデータベースを利用するためには、どうしたらいいのかを簡単に説明しておきましょう。
まず、現在使っているサーバーでデータベースが利用できるかを確認する必要があります。自社サーバーの場合は、管理者にデータベースが利用できるように必要なソフトウェアをインストールして設定してもらえばいいのですが、レンタルサーバーの場合はデータベースの利用を許可していない場合が多いので確認が必要です。
レンタルサーバーの場合ででデータベースが利用できない場合は、残念ながらデータベースを利用できる別のレンタルサーバーに借り替えるか、自社サーバーを構築する必要があります。
そして、ハード的な環境がそろえば、データベースを構築し、WEBから利用できるようにすればいいわけです。
しかし、データベースの構築とWEBから利用できるようにする作業は、一般的なWEBデザイナーでは、少々荷が重い場合もありますので、技術力のある会社に相談するとが間違いないでしょう。コスト的にも最近では、PostgreSQLやMySQL等、ソフト自体は無料のもので実用に十分な製品がありますので、低価格でWEBデータベースを構築することが可能になりました。

■データベース

データベースは、データベースソフトとデータベースサーバーに大別することが出来ますが、主な製品は次のとおりです。

データベースソフト
Access（マイクロソフト）
ファイルメーカーPRO（ファイルメーカー）
4th Dimension（ACI Japan）
桐（管理工学研究所）
五郎（ジャストシステム）
アプローチ（ロータス）

データベースサーバー
Oracle（日本オラクル）
SQL Server（マイクソフト）
Adaptive Server（サイベース）
PostgreSQL
MySQL

データベースソフトは、パソコンにインストールして使うもので、パソコンで操作してそのマシンの中でデータが処理されて、検索結果などを表示するものです。そのため、あまり大規模なシステムには向きませんが、最近は大半のソフトがLANに対応しています。
データベースサーバーは、簡単に言いますと、まずUNIXやウインドウズNT等のサーバーマシンにおいて使うものです。
このため、利用するにはサーバーが必要だと考えて良いでしょう。
仕組みとしては、パソコンで操作して、サーバーでデータが処理されて、結果のみをパソコンに返すもので、大規模なデータを扱う場合に適しています。
これからデータベースを構築しようとする場合で、今回が初めてならば、まずデータベースソフトを導入して、処理スピードをもっと速くしたいとか、データ量が多くで処理できないなど不都合が発生する可能性が出てきた場合に、データベースサーバーへ移行する方法もあります。

■まとめ

データベースは、私たちの生活の中で直接的、間接的にあらゆる場面で役立っています。特に、WEBサイトでのデータベースの利用はこれからもっと活発になり、インターネットの利用がもっと便利になることは間違いありません。
PostgreSQLやMySQLといった無料のデータベースサーバーが今後もっと普及してくると、それほどコストをかけずに高機能なWEBサイトを構築することも可能になるからです。
HTMLで書かれた誰が見ても同じ「静的なサイト」に対して、変化のある「動的なサイト」がインターネットの利用価値を高めることは間違いないでしょう。