顧客管理データベースにデータをどのように入力するかは、
顧客管理の成功を左右する鍵です。

どんなにすばらしい顧客管理データベースを作成したとしても、
正確な情報が入力されていないのでは、使い物になりません。

特に、情報の種類によって手入力は避けられない場合もありますが、
手入力は面倒ですし、入力ミスも起きますし、時間もかかるので
避けられるものなら避けたいものです。

電話やFAXで入手した情報は、手入力でも仕方ないとして、
メール等のデジタル情報を手入力(アナログ作業)で入力する
ようなことは避けなければなりません。

しかし、現実には企業のホームページのお問合せや資料請求、
商品注文、アンケートなどはメールを利用しているにも関わらず、
コピー&ペーストでデータベースに移していたり、紙に印刷して
手入力といったことが行われていることも事実です。

手作業の場合の最大の欠点は、スピードが遅くなることで、
インターネットの特徴である「早い」というメリットをなくして
しまう事にもなりかねません。

例えば、午後4時過ぎごろホームページの注文フォームから
商品の注文が大量にあったとします。
注文ですから、住所や電話番号などの個人情報だけでなく送付先
の住所や商品名、数量など様々な項目がメールには記載されている
と思われます。
数件の注文であれば手入力で処理して宅配便の翌日配達の時間に
間に合わせることも出来るかもしれませんが、数十件もあれば
宅配便の翌日配達に間に合わせることは難しくなるでしょう。

消費者が注文した日に、宅配業者に荷物を持ち込めば、翌日には
商品が注文者の手に届きますが、注文した日の翌日に宅配業者に
持ち込んだのでは、どんなに早くても消費者に届くのは翌々日に
なってしまいます。
注文した日が金曜日で会社が土日が休みなどということになれば、
月曜日に宅配業者に持ち込んで消費者に届くのが火曜日ということ
もありえるのです。

一方、手作業でなければ、注文メールを顧客管理データベースに
取り込むのは一瞬で終わりますので、商品さえ在庫があれば
宅配ラベルを出力し、すぐに宅配業者に持ち込むことが可能です。

インターネットで注文した消費者の大半は、商品が早く届くこと
を期待していると思われますので、どちらが良いかは説明する
までもないでしょう。

顧客管理はデータを蓄積することが目的ではなく、蓄積された
データを如何に有効に活用するかが大切で、使って便利な
顧客管理データベースは、データを入力すること自体が社員の
仕事を楽にし、消費者にメリットを与えますので、どんどん
データが蓄積され、様々な分析などにも活用することが出来る
など顧客管理の効果が目に見えて現れてくるのです。


ニュースビット創業から間もない頃、メールをデータベース
に直接取り込む方法を色々と調べましたが、自社サーバーが
必要だったり、実現するにはかなりのコストがかかることが
分かり、低コストで誰でも簡単にメールをデータベースに
出力できるソフトを開発しようと思い立って、出来上がった
ソフトが、データベース自動入力ソフトBitplusPRO(ビットプラスプロ)です。

メールをデータベースに移すのが「面倒臭い」からなんとか
したかったというのが本音ですが、結果として現在この
BitplusPROは、様々な企業に便利なツールとして採用して
いただいています。