緊急連絡網のメール利用
■緊急連絡網のメール利用
個人情報保護法が施行されたことにより、学校等の緊急連絡網のあり方がだいぶ変化してきました。従来、緊急連絡網と言えば電話によるものでしたが、全体としてはメールによるものに移行する傾向にあるようです。
電話による方法では、全員に伝言が伝わるまでに数時間もかかることもあります。
また途中不在の場合飛ばされて結局伝言が伝わらない人が出る場合もありました。
メールですと時間差はほとんどありませんし、携帯メールとパソコンメールをうまく使い分ければ瞬時に情報を伝達することが可能になります。
途中で伝言の内容が変わってしまうようなこともありませんし、緊急連絡に非常に適していることは、疑う余地がありません。
そこで今回は、緊急連絡網を電話からメールに移行するために何が必要かをまとめてみました。
まず、メールの発信元（学校）に必要なハードやソフトは次の3つです。
1.インターネットに接続してあってメールの送受信ができるパソコン
（OSは、Windows2000かWindowsXPのProfessional）
2.配信先のメールアドレスを管理するためのExcelかAccessまたは、SQL ServerやOracle等
3.BitMailPRO等のメール一斉配信ソフト
メールの送受信ができるパソコンやExcelは既にあると思いますので、新たに調達する必要があるのはメールを送信するソフトウェアだけだと思います。
OutlookなどでBCCで配信することも可能かもしれませんが、通常のメーラーは一斉配信を目的としたソフトではありませんので、操作ミスでメールアドレスが外部流出するような可能性もあり、専門のソフトを導入するのが確実です。
ちなみに弊社のBitMailPROは、「データベース連動一括メール送信ソフト」として既に多くの実績があり価格も約2万円です。
ハードとソフトはこれだけですから、通常であればここまで約2万円程度のイニシャルコストで緊急連絡網をメールに移行する準備が出来ることになります。
次に、メールアドレスを生徒や保護者から聞いてExcel等に登録してください。
BitMailPROで送信するための、緊急連絡網サンプルExcelファイルを下記URLに用意しておきましたのでダウンロードしてデータを入力すればすぐにご利用いただけます。
このファイルは、小学校用で1年生から6年生まで各学年8組までとしたものです。
■緊急連絡網サンプルExcelファイル（BitMailPRO用）
ダウンロード
尚、BitMailPROの詳しい設定や使用方法についての説明は、別の機会とします。
つまり、通常であれば約2万円程度の投資のみで学校がメールアドレスを管理し、メールを生徒や保護者に配信することが可能になるということです。
もちろん、毎月費用がかかるようなことはありません。
外部業者に委託する方法もあるようですが、通常毎月コストがかかります。生徒のメールアドレスを専門業者とはいえ民間の会社に出すことになりますと、大きな不安が残ります。このところのデータ漏洩という事故を考えますと、基本は外部に出さないで管理することではないでしょうか。
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