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緊急連絡網のメール利用

緊急連絡網のメール利用

個人情報保護法が施行されたことにより、学校等の緊急連絡網のあり方がだいぶ変化してきました。従来、緊急連絡網と言えば電話によるものでしたが、全体としてはメールによるものに移行する傾向にあるようです。
電話による方法では、全員に伝言が伝わるまでに数時間もかかることもあります。
また途中不在の場合飛ばされて結局伝言が伝わらない人が出る場合もありました。


メールですと時間差はほとんどありませんし、携帯メールとパソコンメールをうまく使い分ければ瞬時に情報を伝達することが可能になります。
途中で伝言の内容が変わってしまうようなこともありませんし、緊急連絡に非常に適していることは、疑う余地がありません。


そこで今回は、緊急連絡網を電話からメールに移行するために何が必要かをまとめてみました。

まず、メールの発信元(学校)に必要なハードやソフトは次の3つです。


  1.インターネットに接続してあってメールの送受信ができるパソコン
   (OSは、Windows2000/WindowsXP/WindowsVista/Windows7)
  2.配信先のメールアドレスを管理するためのExcelかAccessまたは、SQL ServerやOracle等
  3.BitMailPRO等のメール一斉配信ソフト


メールの送受信ができるパソコンやExcel/Accessは既にあると思いますので、新たに調達する必要があるのはメールを送信するソフトウェアだけだと思います。
OutlookなどでBCCで配信することも可能かもしれませんが、通常のメーラーは一斉配信を目的としたソフトではありませんので、操作ミスでメールアドレスが外部流出するような可能性もあり、専門のソフトを導入するのが確実です。
ちなみに弊社のBitMailPROは、「データベース連動一括メール送信ソフト」として既に多くの実績があり価格も約2万円です。


ハードとソフトはこれだけですから、通常であればここまで約2万円程度のイニシャルコストで緊急連絡網をメールに移行する準備が出来ることになります。

次に、メールアドレスを生徒や保護者から聞いてExcel等に登録してください。
BitMailPROで送信するための、緊急連絡網サンプルAccessファイルを下記ページに用意しておきましたのでダウンロードしてデータを入力すればすぐにご利用いただけます。

 

緊急連絡網用データファイルはこちらから

緊急連絡メール%#10;PROセットアカデミックパッケージ

 


尚、BitMailPROの詳しい設定や使用方法についての説明は、別の機会とします。

つまり、通常であれば約2万円程度の投資のみで学校がメールアドレスを管理し、メールを生徒や保護者に配信することが可能になるということです。
もちろん、毎月費用がかかるようなことはありません。

外部業者に委託する方法もあるようですが、通常毎月コストがかかります。生徒のメールアドレスを専門業者とはいえ民間の会社に出すことになりますと、大きな不安が残ります。このところのデータ漏洩という事故を考えますと、基本は外部に出さないで管理することではないでしょうか。



緊急連絡に関する追加レポート

東日本大震災でメールによる緊急連絡だけでは不足することが確認されましたので、以下は追加レポートです。

今回の東日本大震災では、携帯電話や固定電話がパンク状態で全くつながらないという状況でしたし、携帯メールも全く役に立ちませんでした。

そうした中で、パソコンのメールやホームページの閲覧は比較的問題なく機能していましたので、インターネットに接続できる環境であればそれらを利用して連絡することは可能でした。

そうした状況の中で、幼稚園や学校は、子供たちを無事に避難させたことを保護者に連絡する方法がなくなり、保護者も子供の安全が確認できないために学校への電話が集中しました。

電話がほとんど繋がらなかったために、幼稚園や学校まで何時間も歩いて職場からかけつけた保護者も多かったようです。

つまり、大規模災害発生時に保護者に対して子供たちの避難状況を速やかに知らせることは教育機関の重要課題であり、今回と同じような状況を繰り返さないようにしなければならないのです。

そこで、回避策ですが、緊急時には、メールだけでなく通信各社が提供する「災害用伝言板」を利用したり、Twitterなどを利用することも検討すべきですが、何年に1度あるかないかという緊急時に気が動転して結局役に立たないということがないようにしなければなりません。

そう考えると、最近はほとんどの学校でホームページを開設していますので、それを活用して普段から連絡で利用しホームページを見る習慣をつけておけばいいのです。

問題は、ホームページの更新が容易にできないことですが、最近は、CMSという仕組みで学校の先生が簡単に更新できるシステムもありますので、そうしたシステムでホームページを作っておけば、更新については解決できます。

しかし、ホームページを更新するだけでは、保護者はいつ更新したかわからないということになり、結局ホームページを見なくなってしまいます。

それを解決するには、やはりメールで更新をお知らせすることが必要です。

今回のような大規模災害時を除けばメールが使えなくなることは稀ですから、ホームページの更新と同時にメールで保護者や子供たちに連絡すればホームページが有効に活用できます。

緊急連絡だけでなく、普段の連絡でも利用すれば、ホームページがもっと有効に活用されることになるのです。

ちなみに、当社では緊急時だけに使用するシステムではなく、常日頃から活用しているシステムが、緊急時にも利用できるのが理想的だと考え、ホームページの更新を容易にするCMSの機能に、緊急連絡の機能やスケジュール機能等、教育機関で利用すると便利な機能を集約した統合システムを提供しています。

ホームページのリニューアル時に単純にデザインを変えるという発想ではなく、緊急連絡の機能などをもった情報システムとすることがこれからの流れだと思います。

 
 

関連ソフト BitMailPROのページ

http://www.newsbit.co.jp/software/bmp/index.html

 

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